TIPS DE PRESUPUESTO 10 – Un presupuesto mas confiable

¿Qué tanta confianza tienes en el presupuesto? Cuándo escuchas el pronóstico del tiempo y dicen que va a ser un día soleado, te preparas con ropa ligera y sales a la calle esperando un hermoso día.

¿Qué haces cuándo tu gente te entrega un buen presupuesto? ¿Les crees y les entregas el dinero que necesitan? O esperas, analizas sus números, ajustas y luego lo autorizas.

Observa qué tan acertados han sido en el pasado. ¿Qué tan optimista o pesimista es? ¿Son consistentes o variables? No te quedes con esa información para ti solo, compártela con tus gerentes y con la gente que hace el presupuesto. Para que de ésta forma la gente que lo llena con un presupuesto variable, tenga más idea y consciencia de lo que genera y el que lo llena de forma consistente pueda aprender rápidamente observando sus registros anteriores. Observarás que después de una plática mensual mejoraran en un mes o dos.

Hasta la próxima semana con más tips.

TIPS DE PRESUPUESTO 9 – Premisas en el presupuesto

Para generar un presupuesto, es necesario considerar ciertas premisas que pueden afectar directa o indirectamente el desempeño de tu empresa, tales como, montos y porcentajes, los cuales pueden cambiar cada mes, o bien, cada año. La mayor parte de la gente encargada de elaborar presupuestos cree conocer cuáles son estos datos, pues utiliza la información que siempre ha manejado en vez de la adecuada.

Averigua donde se utilizan estas premisas, entonces extrae datos reales y observa su impacto efectivo, así obtendrás el tipo de cambio que debes manejar. Después, observa su comportamiento en el tiempo, toma el dato del año anterior, ya que sería nuestra base más confiable para proyectar el ciclo actual y olvida el de cinco años atrás que tal vez desvíe la realidad completa, compáralo con los meses del año en curso y analiza su estacionalidad.

Verifica las principales premisas de tu modelo para ver si son correctas o necesitan ajustarse. Inclusive, si tu presupuesto es muy acertado, examina estas premisas para poder entender las razones por las cuales funcionan o dejan de funcionar y logres comprender su variación en el tiempo con seguridad.

Hasta la próxima semana con un tip más.

TIPS DE PRESUPUESTO 8 – La disposición de los gerentes en el presupuesto

Es frustrante estar acarreando a los gerentes para que te entreguen su presupuesto, generalmente piensas, por qué son tan flojos en entregarme algo tan sencillo, pero esta vez me voy a poner de su lado, y lo que pasa es que para ellos es muy complicado llenar o ajustarse a algo que no entienden o que no va de acuerdo a su operación, lo que ocasiona que prefieran hacer cualquier otra cosa antes que el presupuesto.

Si se le pregunta a un gerente acerca de las actividades que ellos controlan, entonces ellos mismos verán la importancia del presupuesto y así estarán más dispuestos a llenar sus números, y llenarlos bien. Tu trabajo consistirá en cómo tomar esos números y traducirlos de la forma que encaje en la planeación.

Si generas un buen modelo, entonces tendrás un presupuesto acertado y además tus gerentes estarán dispuestos a generar ajustes al presupuesto.

Hasta la proxima semana.

TIPS DE PRESUPUESTO 7 – El Flujo de Efectivo en el Presupuesto

Hoy vamos a hablar de algo fundamental en la operación de cualquier empresa, el flujo de efectivo.

La mayor parte de las compañías tienen clientes y ellos en algún momento les tienen que pagar, y muchas veces existen políticas de pago en donde la fecha de pago oscila entre una semana y 90 días. Sin embargo, en materia de presupuesto, a menos de que tu cartera de clientes sea pequeña y manejable sería imposible tratar de presupuestar por cliente las fechas de pago.

Observa el comportamiento del año pasado tomando en cuenta la relación entre ingreso y tiempo de pago, es probable que encuentres que el 50% es menor a 30 días, 25% hasta 60 días, y el otro 25% 90 días o más.

Ahora revisa de esos grupos cual es su comportamiento de pago, probablemente encontrarás que los que tienen una fecha compromiso de 30 días lo harán en 40, los de 60 en 70 y los de 90 en 95.

Utiliza estas metricas para calcular el flujo de efectivo, por ejemplo, si en Febrero esperas tener un ingreso de $1,000,000, utilizando las métricas mencionadas, esperarás recibir la mitad del ingreso 2 meses después. Monitorea estos comportamientos constantemente para que puedas tener un presupuesto del flujo de efectivo acertado.

Finalmente, observa el comportamiento de pago de tus principales clientes del último año, lo que encontrarás seguramente te sorprenderá, utiliza toda esa información para analizar el comportamiento del flujo de efectivo.

Hasta pronto y seguiremos avanzando hacia un presupuesto acertado la proxima semana.

TIPS DE PRESUPUESTO 6 – Los problemas de las hojas de cálculo en el presupuesto

Voy a hacer una suposición, que en tu empresa estas utilizando hojas de cálculo par llevar tu proceso presupuestal, ¿Qué cómo lo adivine?, es fácil, actualmente un 95% de las empresas utilizan hojas de cálculo para generar el presupuesto, creo que el 5% no le importará leer este artículo para acordarse de los problemas que tenían.

Las hojas de cálculo son una maravilla de verdad, son flexibles y casí cualquier usuario es capaz de manejarlas, pero ésto es un arma de 2 filos, porque esa flexibilidad implica un tremendo peligro. Los usuarios pueden manipularlas y pueden cambiar casi absolutamente todo, generar distintas versiones sin control alguno, y sólo el usuario, en algunas ocasiones, sabe donde lo guardó.

Y después el reto de recolectar la información, ¿cuántos “analistas” están a cargo de hacer éste proceso?, ¿Existe algún flujo?, ¿Conoces qué hojas de cálculo son necesarias en el proceso de planeación?, ¿Conoces que áreas son de captura y que áreas de cálculo?, ¿Conoces donde se encuentran y si la información ha sido respaldada?, estos son algunos de los problemas a los que te enfrentas en cuánto al proceso de presupuestación con hojas de cálculo, pero ¿estó no debería ser la menor de tus preocupaciones?

1. Empieza generando una lista de todas las hojas de cálculo y su ubicación
2. Describe qué es lo que hace cada una de esas hojas de cálculo y quién o quiénes son los responsables de llenarlas.
3. Generá un diagrama de todo el flujo de la información, quién empieza a capturarla, por qué áreas tiene que pasar y finalmente a dónde llega, imprímelo y pégalo en la pared de tu oficina con el título “Proceso de Planeación”.
4. Posiblemente para esta etapa te podras haber dado cuenta de que no sólo intervenían las hojas de cálculo que tú considerabas, sino muchas más, y sucede con cada uno de los usuarios, el cuál si esquematizaras te encontrarías con una lista interminable de procesos alternos de planeación que cada uno podría pegar en su oficina.

Otra alternativa sería esperar que el “experto” llegue a resolvernos la vida, aunque posiblemente tú seas ese experto, y si quieres resolver tu problema de raíz implementa una solución de planeación como IBM Cognos Planning.

Hasta el siguiente tip la proxima semana.

TIPS DE PRESUPUESTO 5 - Equilibrio en el presupuesto, ¿Velocidad o precisión?

Tenemos una disyuntiva, por un lado se puede generar un presupuesto considerando todas las variables, siendo lo más acertado posible pero fuera de tiempo, entonces ¿qué sentido tiene hacerlo tan acertado? Por otro lado, si se define el número tomando el primer valor que por pura corazonada te llegó a la cabeza, deberías considerar cambiar de profesión.

• Utiliza el principio de Pareto para aprovechar la mayor parte de tu tiempo en lo que más importa.
• ¿Cuánto tiempo se tarda el proceso, en crear las plantillas, darle mantenimiento, enviarselo a los involucrados, pedirselos y darle seguimiento? Permite que el software haga todo ese proceso por ti.
• ¿Generas un presupuesto nuevo cada vez o pides que ajusten las cifras?
• ¿Cuánto tiempo le das a las personas para que regresen el presupuesto, les interesa en algo la cifra que están manejando? ¿Para qué sirve tener todo un proceso colaborativo si al final vas a tener una recolección de cosas sin sentido?, sería mejor que lo hicieras tu sólo.

Hay que llegar a un punto medio, tener objetivos concretos y utilizar el principio de pareto para poder utilizar tu tiempo acertada e inteligentemente, piensa en un mundo feliz con un cierre de presupuesto en tiempos laborales y oportunos.

Seguiremos mejorando el proceso de presupuestación la siguiente semana.

TIPS DE PRESUPUESTO 4 – La importancia del Principio de Pareto en el presupuesto

El principio de Pareto es también conocido como la regla del 80/20, fue introducida por un italiano llamado Vilfredo Pareto, quien con base en el conocimiento empírico observó que la gente en la sociedad se dividía naturalmente entre pocos de muchos y muchos de pocos, proporcionalmente en un 80/20.

Más allá de las matemáticas detrás de este principio, la regla del 80/20 es usada constantemente en el proceso de presupuestación. La mayor parte de las compañías tienen el 80% de sus ganacias en el 20% de sus productos, de igual forma, 20% de los productos para el presupuesto generan el 80% del presupuesto.

Entonces, tomando en cuenta esta misma regla hay que tomar el 80% de tu tiempo para presupuestar a conciencia el 20% de los productos y para el resto utilizar un pronóstico rápido. De esta forma mejorarás notablemente los resultados y las desviaciones serán menores.

Dejemos las matemáticas atrás y nos veremos pronto para el siguiente tip.

TIPS DE PRESUPUESTO 3

¿Sabes donde se encuentra la información necesaria para hacer el presupuesto? Generalmente se encuentra en 3 repositorios de información.

La mayor parte de las compañías la tienen dentro de los sistemas de información, aunque gran parte de la información se encuentra almacenada en hojas de cálculo alrededor de toda la compañía. Generalmente se utiliza algo de esta información, pero probablemente menos de la mitad porque se encuentra en miles de archivos y concentrarlos se vuelve una tarea imposible. El último lugar en donde se encuentra esta información es en la cabeza de los empleados, ellos saben qué clientes están contentos y dispuestos a comprar algo, o cuando están enojados y dejarán de comprar. También saben quiénes pagan a tiempo, y quiénes aceptan que les paguen un poco más tarde de lo establecido. Saben lo que cualquier sistema financiero nunca te dirá.

No porque no se encuentre en ningun sistema, no quiere decir que deberíamos intentar obtener esa información. La colaboración puede ser el trabajo más complicado dentro de la compañía, especialmente si no cuentas con un sistema de presupuestación. Si dependes de las hojas de cálculo y de los correos electrónicos para mandar plantillas y después concentrarlas, entonces hacer un presupuesto colaborativo no es una tarea que se puede tomar a la ligera. Para áreas clave dentro del negocio como lo es ventas, no te puedes dar el lujo de tener una desviación sobre las cuentas clave, una de dos, o que se corrija la cifra de presupuesto, o que no se aleje del 10% de desviación con respecto al objetivo. No serán buenas noticias, pero siempre es mejor saberlo lo antes posible para poder reaccionar rapidamente.

Un sistema de presupuestación te permite tener un seguimiento en línea del presupuesto, dándote comparativos con el real. Para un monitoreo de indicadores esto es algo impresindible ya que el objetivo principal es prepararte para el futuro, aunque también te permite reaccionar para el presente.

Nos veremos pronto para el siguiente tip.

Finance Forum

Cada año, Cognos, ha organizado una sesión de trabajo entre los diferentes ejecutivos de finanzas y profesionales de sistemas que estén interesados de aprender cómo poder obtener un mayor beneficio de su información y poder explotarlo de manera eficiente para una mejor toma de decisiones.

Este año no es la excepción e IBM esta organizando el "IBM Cognos Finance Forum 2010" que se llevará a cabo el próximo 26 de mayo en la Ciudad de México, para todos los interesados les dejo el link donde podrán inscribirse al evento, y esperemos verlos por allá.

http://www-01.ibm.com/software/mx/db2/cognos/finance-forum/?section=hi&position=Homepage&referral=1&client=13_1

TIPS DE PRESUPUESTO 2

El Tip anterior se trato principalmente de descubrir que tan bien o mal se está presupuestando. El tip de esta semana trata acerca de darle prioridad a los problemas generados en el presupuesto.

Observa lo generado en el Tip anterior y verifica si las variaciones fueron esenciales o no. Ahora crea una lista, y dale los niveles de importancia a las distintas áreas de la organización que necesitan mejorar prioritariamente. Entonces ya puedes empezar a resolver problema por problema.

No creas que de un sólo golpe resolverás todos los problemas o que si resuelves un problema automaticamente te servirá para resolver el siguiente.

Empieza de inmediato mientras todavía te sientas entusiasmado, y siguelo haciendo hasta que te vuelvas más efectivo en la resolución de los problemas.

Algunos problemas son fáciles y rápidos de resolver, aunque el valor que den sea pequeño, ¿por qué no resolverlos de una vez? Puedes tacharlos de la lista e ir resolviendo cada vez con una lista más pequeña de problemas.

“Una gran travesía empieza con el primer paso”

Si tu presupuesto difiere bastante de ser acertado y no puedes resolver los grandes problemas, entonces deja de ver los problemas más grandes y concentrate en resolver los pequeños.

Ojala les sirva y seguire dandoles tips.

TIPS DE PRESUPUESTO

El día de hoy empezaremos a publicar diferentes tips y artículos referentes a la creación del Presupuesto e Inteligencia de negocios. Les comparto el primero de ellos:

Si quieres mejorar haciendo tus proyecciones, lo primero que tienes que saber es que tan bueno eres. Suena simple, pero la mayor parte de las empresas nunca, o casi nunca, compara los reales con el pronóstico.

Yo lo veo de otra forma, y pregunto para que poner tanto empeño en un presupuesto si saben que va a diferir demasiado de la realidad. Si tú eres responsable de hacer el presupuesto en tu compañía, también deberías estar interesado en hacerlo lo más acertado posible.

Buenos presupuestos no sólo necesitan ser acertados también tienen que estar a tiempo. Qué tan bueno puede ser el presupuesto de Mayo si lo recibes a finales de mayo, no te da tiempo de hacer nada con él.

El primer paso es medir tu acertividad. Empieza con menor detalle, la variación en valor y en porcentaje por subcuentas o cuentas. Guarda esas estadísticas porque las necesitarás el siguiente mes para saber si vas mejorando.

El segundo paso es medir el esfuerzo para generar el presupuesto. Cuántas personas están involucradas y cuánto tiempo necesitan para generarlo. Tendrás que estimar un poco, pero te sorprenders al ver el resultado.

Y el último paso, registra el día en el que fue completado, y el número de días que transcurren hasta que el dato real puede ser usado para comparar.
La proxima semana más tips.

Este artículo fue realizado por Luis Javier Larrañaga Delgado