Tenemos una disyuntiva, por un lado se puede generar un presupuesto considerando todas las variables, siendo lo más acertado posible pero fuera de tiempo, entonces ¿qué sentido tiene hacerlo tan acertado? Por otro lado, si se define el número tomando el primer valor que por pura corazonada te llegó a la cabeza, deberías considerar cambiar de profesión.
• Utiliza el principio de Pareto para aprovechar la mayor parte de tu tiempo en lo que más importa.
• ¿Cuánto tiempo se tarda el proceso, en crear las plantillas, darle mantenimiento, enviarselo a los involucrados, pedirselos y darle seguimiento? Permite que el software haga todo ese proceso por ti.
• ¿Generas un presupuesto nuevo cada vez o pides que ajusten las cifras?
• ¿Cuánto tiempo le das a las personas para que regresen el presupuesto, les interesa en algo la cifra que están manejando? ¿Para qué sirve tener todo un proceso colaborativo si al final vas a tener una recolección de cosas sin sentido?, sería mejor que lo hicieras tu sólo.
Hay que llegar a un punto medio, tener objetivos concretos y utilizar el principio de pareto para poder utilizar tu tiempo acertada e inteligentemente, piensa en un mundo feliz con un cierre de presupuesto en tiempos laborales y oportunos.
Seguiremos mejorando el proceso de presupuestación la siguiente semana.
jueves, 27 de mayo de 2010
miércoles, 19 de mayo de 2010
TIPS DE PRESUPUESTO 4 – La importancia del Principio de Pareto en el presupuesto
El principio de Pareto es también conocido como la regla del 80/20, fue introducida por un italiano llamado Vilfredo Pareto, quien con base en el conocimiento empírico observó que la gente en la sociedad se dividía naturalmente entre pocos de muchos y muchos de pocos, proporcionalmente en un 80/20.
Más allá de las matemáticas detrás de este principio, la regla del 80/20 es usada constantemente en el proceso de presupuestación. La mayor parte de las compañías tienen el 80% de sus ganacias en el 20% de sus productos, de igual forma, 20% de los productos para el presupuesto generan el 80% del presupuesto.
Entonces, tomando en cuenta esta misma regla hay que tomar el 80% de tu tiempo para presupuestar a conciencia el 20% de los productos y para el resto utilizar un pronóstico rápido. De esta forma mejorarás notablemente los resultados y las desviaciones serán menores.
Dejemos las matemáticas atrás y nos veremos pronto para el siguiente tip.
Más allá de las matemáticas detrás de este principio, la regla del 80/20 es usada constantemente en el proceso de presupuestación. La mayor parte de las compañías tienen el 80% de sus ganacias en el 20% de sus productos, de igual forma, 20% de los productos para el presupuesto generan el 80% del presupuesto.
Entonces, tomando en cuenta esta misma regla hay que tomar el 80% de tu tiempo para presupuestar a conciencia el 20% de los productos y para el resto utilizar un pronóstico rápido. De esta forma mejorarás notablemente los resultados y las desviaciones serán menores.
Dejemos las matemáticas atrás y nos veremos pronto para el siguiente tip.
miércoles, 12 de mayo de 2010
TIPS DE PRESUPUESTO 3
¿Sabes donde se encuentra la información necesaria para hacer el presupuesto? Generalmente se encuentra en 3 repositorios de información.
La mayor parte de las compañías la tienen dentro de los sistemas de información, aunque gran parte de la información se encuentra almacenada en hojas de cálculo alrededor de toda la compañía. Generalmente se utiliza algo de esta información, pero probablemente menos de la mitad porque se encuentra en miles de archivos y concentrarlos se vuelve una tarea imposible. El último lugar en donde se encuentra esta información es en la cabeza de los empleados, ellos saben qué clientes están contentos y dispuestos a comprar algo, o cuando están enojados y dejarán de comprar. También saben quiénes pagan a tiempo, y quiénes aceptan que les paguen un poco más tarde de lo establecido. Saben lo que cualquier sistema financiero nunca te dirá.
No porque no se encuentre en ningun sistema, no quiere decir que deberíamos intentar obtener esa información. La colaboración puede ser el trabajo más complicado dentro de la compañía, especialmente si no cuentas con un sistema de presupuestación. Si dependes de las hojas de cálculo y de los correos electrónicos para mandar plantillas y después concentrarlas, entonces hacer un presupuesto colaborativo no es una tarea que se puede tomar a la ligera. Para áreas clave dentro del negocio como lo es ventas, no te puedes dar el lujo de tener una desviación sobre las cuentas clave, una de dos, o que se corrija la cifra de presupuesto, o que no se aleje del 10% de desviación con respecto al objetivo. No serán buenas noticias, pero siempre es mejor saberlo lo antes posible para poder reaccionar rapidamente.
Un sistema de presupuestación te permite tener un seguimiento en línea del presupuesto, dándote comparativos con el real. Para un monitoreo de indicadores esto es algo impresindible ya que el objetivo principal es prepararte para el futuro, aunque también te permite reaccionar para el presente.
Nos veremos pronto para el siguiente tip.
La mayor parte de las compañías la tienen dentro de los sistemas de información, aunque gran parte de la información se encuentra almacenada en hojas de cálculo alrededor de toda la compañía. Generalmente se utiliza algo de esta información, pero probablemente menos de la mitad porque se encuentra en miles de archivos y concentrarlos se vuelve una tarea imposible. El último lugar en donde se encuentra esta información es en la cabeza de los empleados, ellos saben qué clientes están contentos y dispuestos a comprar algo, o cuando están enojados y dejarán de comprar. También saben quiénes pagan a tiempo, y quiénes aceptan que les paguen un poco más tarde de lo establecido. Saben lo que cualquier sistema financiero nunca te dirá.
No porque no se encuentre en ningun sistema, no quiere decir que deberíamos intentar obtener esa información. La colaboración puede ser el trabajo más complicado dentro de la compañía, especialmente si no cuentas con un sistema de presupuestación. Si dependes de las hojas de cálculo y de los correos electrónicos para mandar plantillas y después concentrarlas, entonces hacer un presupuesto colaborativo no es una tarea que se puede tomar a la ligera. Para áreas clave dentro del negocio como lo es ventas, no te puedes dar el lujo de tener una desviación sobre las cuentas clave, una de dos, o que se corrija la cifra de presupuesto, o que no se aleje del 10% de desviación con respecto al objetivo. No serán buenas noticias, pero siempre es mejor saberlo lo antes posible para poder reaccionar rapidamente.
Un sistema de presupuestación te permite tener un seguimiento en línea del presupuesto, dándote comparativos con el real. Para un monitoreo de indicadores esto es algo impresindible ya que el objetivo principal es prepararte para el futuro, aunque también te permite reaccionar para el presente.
Nos veremos pronto para el siguiente tip.
jueves, 6 de mayo de 2010
Finance Forum
Cada año, Cognos, ha organizado una sesión de trabajo entre los diferentes ejecutivos de finanzas y profesionales de sistemas que estén interesados de aprender cómo poder obtener un mayor beneficio de su información y poder explotarlo de manera eficiente para una mejor toma de decisiones.
Este año no es la excepción e IBM esta organizando el "IBM Cognos Finance Forum 2010" que se llevará a cabo el próximo 26 de mayo en la Ciudad de México, para todos los interesados les dejo el link donde podrán inscribirse al evento, y esperemos verlos por allá.
http://www-01.ibm.com/software/mx/db2/cognos/finance-forum/?section=hi&position=Homepage&referral=1&client=13_1
Este año no es la excepción e IBM esta organizando el "IBM Cognos Finance Forum 2010" que se llevará a cabo el próximo 26 de mayo en la Ciudad de México, para todos los interesados les dejo el link donde podrán inscribirse al evento, y esperemos verlos por allá.
http://www-01.ibm.com/software/mx/db2/cognos/finance-forum/?section=hi&position=Homepage&referral=1&client=13_1
miércoles, 5 de mayo de 2010
TIPS DE PRESUPUESTO 2
El Tip anterior se trato principalmente de descubrir que tan bien o mal se está presupuestando. El tip de esta semana trata acerca de darle prioridad a los problemas generados en el presupuesto.
Observa lo generado en el Tip anterior y verifica si las variaciones fueron esenciales o no. Ahora crea una lista, y dale los niveles de importancia a las distintas áreas de la organización que necesitan mejorar prioritariamente. Entonces ya puedes empezar a resolver problema por problema.
No creas que de un sólo golpe resolverás todos los problemas o que si resuelves un problema automaticamente te servirá para resolver el siguiente.
Empieza de inmediato mientras todavía te sientas entusiasmado, y siguelo haciendo hasta que te vuelvas más efectivo en la resolución de los problemas.
Algunos problemas son fáciles y rápidos de resolver, aunque el valor que den sea pequeño, ¿por qué no resolverlos de una vez? Puedes tacharlos de la lista e ir resolviendo cada vez con una lista más pequeña de problemas.
“Una gran travesía empieza con el primer paso”
Si tu presupuesto difiere bastante de ser acertado y no puedes resolver los grandes problemas, entonces deja de ver los problemas más grandes y concentrate en resolver los pequeños.
Ojala les sirva y seguire dandoles tips.
Observa lo generado en el Tip anterior y verifica si las variaciones fueron esenciales o no. Ahora crea una lista, y dale los niveles de importancia a las distintas áreas de la organización que necesitan mejorar prioritariamente. Entonces ya puedes empezar a resolver problema por problema.
No creas que de un sólo golpe resolverás todos los problemas o que si resuelves un problema automaticamente te servirá para resolver el siguiente.
Empieza de inmediato mientras todavía te sientas entusiasmado, y siguelo haciendo hasta que te vuelvas más efectivo en la resolución de los problemas.
Algunos problemas son fáciles y rápidos de resolver, aunque el valor que den sea pequeño, ¿por qué no resolverlos de una vez? Puedes tacharlos de la lista e ir resolviendo cada vez con una lista más pequeña de problemas.
“Una gran travesía empieza con el primer paso”
Si tu presupuesto difiere bastante de ser acertado y no puedes resolver los grandes problemas, entonces deja de ver los problemas más grandes y concentrate en resolver los pequeños.
Ojala les sirva y seguire dandoles tips.
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