TIPS DE PRESUPUESTO 3

¿Sabes donde se encuentra la información necesaria para hacer el presupuesto? Generalmente se encuentra en 3 repositorios de información.

La mayor parte de las compañías la tienen dentro de los sistemas de información, aunque gran parte de la información se encuentra almacenada en hojas de cálculo alrededor de toda la compañía. Generalmente se utiliza algo de esta información, pero probablemente menos de la mitad porque se encuentra en miles de archivos y concentrarlos se vuelve una tarea imposible. El último lugar en donde se encuentra esta información es en la cabeza de los empleados, ellos saben qué clientes están contentos y dispuestos a comprar algo, o cuando están enojados y dejarán de comprar. También saben quiénes pagan a tiempo, y quiénes aceptan que les paguen un poco más tarde de lo establecido. Saben lo que cualquier sistema financiero nunca te dirá.

No porque no se encuentre en ningun sistema, no quiere decir que deberíamos intentar obtener esa información. La colaboración puede ser el trabajo más complicado dentro de la compañía, especialmente si no cuentas con un sistema de presupuestación. Si dependes de las hojas de cálculo y de los correos electrónicos para mandar plantillas y después concentrarlas, entonces hacer un presupuesto colaborativo no es una tarea que se puede tomar a la ligera. Para áreas clave dentro del negocio como lo es ventas, no te puedes dar el lujo de tener una desviación sobre las cuentas clave, una de dos, o que se corrija la cifra de presupuesto, o que no se aleje del 10% de desviación con respecto al objetivo. No serán buenas noticias, pero siempre es mejor saberlo lo antes posible para poder reaccionar rapidamente.

Un sistema de presupuestación te permite tener un seguimiento en línea del presupuesto, dándote comparativos con el real. Para un monitoreo de indicadores esto es algo impresindible ya que el objetivo principal es prepararte para el futuro, aunque también te permite reaccionar para el presente.

Nos veremos pronto para el siguiente tip.