TIPS DE PRESUPUESTO 9 – Premisas en el presupuesto

Para generar un presupuesto, es necesario considerar ciertas premisas que pueden afectar directa o indirectamente el desempeño de tu empresa, tales como, montos y porcentajes, los cuales pueden cambiar cada mes, o bien, cada año. La mayor parte de la gente encargada de elaborar presupuestos cree conocer cuáles son estos datos, pues utiliza la información que siempre ha manejado en vez de la adecuada.

Averigua donde se utilizan estas premisas, entonces extrae datos reales y observa su impacto efectivo, así obtendrás el tipo de cambio que debes manejar. Después, observa su comportamiento en el tiempo, toma el dato del año anterior, ya que sería nuestra base más confiable para proyectar el ciclo actual y olvida el de cinco años atrás que tal vez desvíe la realidad completa, compáralo con los meses del año en curso y analiza su estacionalidad.

Verifica las principales premisas de tu modelo para ver si son correctas o necesitan ajustarse. Inclusive, si tu presupuesto es muy acertado, examina estas premisas para poder entender las razones por las cuales funcionan o dejan de funcionar y logres comprender su variación en el tiempo con seguridad.

Hasta la próxima semana con un tip más.

TIPS DE PRESUPUESTO 8 – La disposición de los gerentes en el presupuesto

Es frustrante estar acarreando a los gerentes para que te entreguen su presupuesto, generalmente piensas, por qué son tan flojos en entregarme algo tan sencillo, pero esta vez me voy a poner de su lado, y lo que pasa es que para ellos es muy complicado llenar o ajustarse a algo que no entienden o que no va de acuerdo a su operación, lo que ocasiona que prefieran hacer cualquier otra cosa antes que el presupuesto.

Si se le pregunta a un gerente acerca de las actividades que ellos controlan, entonces ellos mismos verán la importancia del presupuesto y así estarán más dispuestos a llenar sus números, y llenarlos bien. Tu trabajo consistirá en cómo tomar esos números y traducirlos de la forma que encaje en la planeación.

Si generas un buen modelo, entonces tendrás un presupuesto acertado y además tus gerentes estarán dispuestos a generar ajustes al presupuesto.

Hasta la proxima semana.

TIPS DE PRESUPUESTO 7 – El Flujo de Efectivo en el Presupuesto

Hoy vamos a hablar de algo fundamental en la operación de cualquier empresa, el flujo de efectivo.

La mayor parte de las compañías tienen clientes y ellos en algún momento les tienen que pagar, y muchas veces existen políticas de pago en donde la fecha de pago oscila entre una semana y 90 días. Sin embargo, en materia de presupuesto, a menos de que tu cartera de clientes sea pequeña y manejable sería imposible tratar de presupuestar por cliente las fechas de pago.

Observa el comportamiento del año pasado tomando en cuenta la relación entre ingreso y tiempo de pago, es probable que encuentres que el 50% es menor a 30 días, 25% hasta 60 días, y el otro 25% 90 días o más.

Ahora revisa de esos grupos cual es su comportamiento de pago, probablemente encontrarás que los que tienen una fecha compromiso de 30 días lo harán en 40, los de 60 en 70 y los de 90 en 95.

Utiliza estas metricas para calcular el flujo de efectivo, por ejemplo, si en Febrero esperas tener un ingreso de $1,000,000, utilizando las métricas mencionadas, esperarás recibir la mitad del ingreso 2 meses después. Monitorea estos comportamientos constantemente para que puedas tener un presupuesto del flujo de efectivo acertado.

Finalmente, observa el comportamiento de pago de tus principales clientes del último año, lo que encontrarás seguramente te sorprenderá, utiliza toda esa información para analizar el comportamiento del flujo de efectivo.

Hasta pronto y seguiremos avanzando hacia un presupuesto acertado la proxima semana.

TIPS DE PRESUPUESTO 6 – Los problemas de las hojas de cálculo en el presupuesto

Voy a hacer una suposición, que en tu empresa estas utilizando hojas de cálculo par llevar tu proceso presupuestal, ¿Qué cómo lo adivine?, es fácil, actualmente un 95% de las empresas utilizan hojas de cálculo para generar el presupuesto, creo que el 5% no le importará leer este artículo para acordarse de los problemas que tenían.

Las hojas de cálculo son una maravilla de verdad, son flexibles y casí cualquier usuario es capaz de manejarlas, pero ésto es un arma de 2 filos, porque esa flexibilidad implica un tremendo peligro. Los usuarios pueden manipularlas y pueden cambiar casi absolutamente todo, generar distintas versiones sin control alguno, y sólo el usuario, en algunas ocasiones, sabe donde lo guardó.

Y después el reto de recolectar la información, ¿cuántos “analistas” están a cargo de hacer éste proceso?, ¿Existe algún flujo?, ¿Conoces qué hojas de cálculo son necesarias en el proceso de planeación?, ¿Conoces que áreas son de captura y que áreas de cálculo?, ¿Conoces donde se encuentran y si la información ha sido respaldada?, estos son algunos de los problemas a los que te enfrentas en cuánto al proceso de presupuestación con hojas de cálculo, pero ¿estó no debería ser la menor de tus preocupaciones?

1. Empieza generando una lista de todas las hojas de cálculo y su ubicación
2. Describe qué es lo que hace cada una de esas hojas de cálculo y quién o quiénes son los responsables de llenarlas.
3. Generá un diagrama de todo el flujo de la información, quién empieza a capturarla, por qué áreas tiene que pasar y finalmente a dónde llega, imprímelo y pégalo en la pared de tu oficina con el título “Proceso de Planeación”.
4. Posiblemente para esta etapa te podras haber dado cuenta de que no sólo intervenían las hojas de cálculo que tú considerabas, sino muchas más, y sucede con cada uno de los usuarios, el cuál si esquematizaras te encontrarías con una lista interminable de procesos alternos de planeación que cada uno podría pegar en su oficina.

Otra alternativa sería esperar que el “experto” llegue a resolvernos la vida, aunque posiblemente tú seas ese experto, y si quieres resolver tu problema de raíz implementa una solución de planeación como IBM Cognos Planning.

Hasta el siguiente tip la proxima semana.